ZAPYTANIE OFERTOWE
usługa polegająca na rozliczaniu projektu
pn. „Internet szansą na lepszą przyszłość w Gminie Długosiodło”
realizowanego przez Gminę Długosiodło.

ZAPYTANIE OFERTOWE
Dotyczy zamówienia publicznego o wartości poniżej 14 000 euro

1. Zamawiający

Gmina Długosiodło, ul. T. Kościuszki 2, 07-210 Długosiodło

Zwraca się z prośbą o złożenie oferty cenowej.

2. Tryb zamówienia

Na podstawie art. 4 ust 8 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 z poźn. zm.) przepisów w/w ustawy nie stosuje się. Postępowanie o udzielenie zamówienia będzie prowadzone w trybie uproszczonym.

3. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na rozliczaniu projektu pn. „Internet szansą na lepszą przyszłość w Gminie Długosiodło” realizowanego przez Gminę Długosiodło w ramach działania 8.3. „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu – eInclusion” osi priorytetowej 8. „Społeczeństwo informacyjne – zwiększenie innowacyjności gospodarki” Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013, ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

Szczegółowy zakres usługi:

1. Realizacja projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie przedmiotowego projektu oraz wnioskiem aplikacyjnym i innymi wytycznymi dotyczącymi projektu.
2. Analiza i sprawdzenie dotychczasowej dokumentacji związanej z projektem za okres od 24 września 2009 r.
3. Prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją projektu, organizowanie spotkań monitoringowych i prowadzenie dokumentacji oraz sprawozdań z w/w spotkań.
4. Nadzór i koordynowanie rzetelnego i terminowego sporządzania wniosków o płatność, oraz sporządzanie sprawozdań z realizacji projektu.
5. Kontrolowanie zgodności terminów realizowanych działań z harmonogramem.
6. Kontrolowanie zadań związanych z wydatkowaniem środków (dotyczy: zakupów sprzętu, materiałów, dostaw, usług itp.) zgodnie z zapisami umowy finansowej o dofinansowanie przedmiotowego projektu oraz wnioskiem aplikacyjnym, oraz innymi wytycznymi dotyczącymi projektu.
7. Poddawanie się kontrolom prowadzonym przez organy wewnętrzne i instytucje zewnętrzne w zakresie realizacji projektu oraz dostosowanie się do uwag poaudytowych.
8. Uzgadnianie i przedkładanie do akceptacji Zamawiającemu wszelkiej dokumentacji związanej z projektem.
9. Przygotowywania i przekazywania wniosków o płatności zaliczkowe, pośrednie i końcowe wraz z niezbędnymi załącznikami, dokumentami i opracowaniami w czasie trwania projektu z pomocą aktualnego generatora wniosków.
10. Współpraca z Wydziałem Finansowo – Budżetowym Urzędu Gminy oraz kierownikiem projektu.
11. Konsultacje w przygotowaniu oraz opracowanie  dokumentacji niezbędnej do realizacji projektu.
12. Nadzór nad bieżącą dokumentacją i budżetem projektu.
13. Zapewnienia, aby zakres projektu, był zgodny z zakresem rzeczowym, określonym w umowie o dofinansowanie w zakresie dotyczącym Zamawiającego.
14. Dołożenia wszelkich starań, by projekt został zrealizowany zgodnie z harmonogramem oraz zgodnie z zaleceniami wydanymi przez Władzę Wdrażającą i innymi wymogami dotyczącymi przygotowania i realizacji projektu, które wynikają z POIG na lata 2007-2013.
15. Wykonywanie działań w szczególności w zakresie cyklicznego raportowania do Władzy Wdrażającej, osiągania zakładanych wskaźników, sposobu zawierania i realizacji umów oraz sposobu rozliczania projektu.
16. Wsparcie w zakresie wprowadzania zmian do projektu w oparciu o obowiązujące zapisy w procedurach POIG 2007-2013;
17. Wsparcie merytoryczne w zakresie procedur oraz sposobu prowadzenia projektu;
18. Wsparcie spraw rozliczeń w zakresie przeprowadzania i udzielania zamówień publicznych związanych z realizacją projektu, poprzez: opiniowanie projektów specyfikacji istotnych warunków zamówienia, projektów umów i aneksów z Wykonawcami.
19. Przekazywanie Zamawiającemu wszelkich opinii, dokumentów, informacji czy analiz związanych z realizacją umowy dotyczącej projektu w wersji elektronicznej w postaci otwartej i niekodowanej.
20. Reprezentowanie wraz z Zamawiającym interesów projektu w kontaktach z Władzą Wdrażającą i innymi instytucjami lub organizacjami zaangażowanymi bezpośrednio lub pośrednio w realizację projektu.
21. Aktualizacja harmonogramów płatności.
22. Współpraca z kierownikiem projektu.
23. Kontrolowanie realizowanych prac pod względem terminowości, poprawności oraz zgodności prac z zawartymi umowami z Wykonawcami projektu.
24. Bezzwłoczne informowanie Zamawiającego o zauważonych nieprawidłowościach i zagrożeniach przy realizacji projektu.
25. Wskazywanie sposobów uniknięcia lub usunięcia nieprawidłowości. w zakresie realizacji projektu.
26. W celu właściwej realizacji projektu wykonawca zobowiązany jest do uczestnictwa w spotkaniach roboczych w siedzibie Zamawiającego w terminach uzależnionych od potrzeb, lecz nie częściej niż 2 razy w tygodniu i nie rzadziej niż 1 raz na dwa tygodnie. Zamawiający w uzasadnionych przypadkach może zwolnić czasowo wykonawcę z tego obowiązku bądź zażądać częstszych wizyt, o czym poinformuje pisemnie wykonawcę. Koszt dojazdu i ewentualnego zakwaterowania pokrywa wykonawca.
4. Opis sposobu obliczenia ceny

Cena oferty uwzględnia wszystkie zobowiązania, musi być podana w PLN cyfrowo i słownie, z wyodrębnieniem należnego podatku VAT - jeżeli występuje. Cena podana w ofercie winna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia oraz warunkami stawianymi przez Zamawiającego. Cena może być tylko jedna za oferowany przedmiot zamówienia, nie dopuszcza się wariantowości cen.

5. Wymagania i warunki Zamawiającego

Termin realizacji zamówienia – 34 miesiące od dnia podpisania umowy.
Wynagrodzenie za wykonywanie usługi rozliczania projektu będzie płatne miesięcznie każdorazowo na podstawie faktury VAT/rachunku wystawionej/ego przez Wykonawcę po zakończeniu miesiąca, którego płatność dotyczy.

6. Termin i miejsce składania ofert

Termin składania ofert upływa w dniu 2 listopada 2011 r. Oferty należy składać na adres: Urząd Gminy Długosiodło, ul. T. Kościuszki 2, 07-210 Długosiodło, I piętro pokój nr 1. Ofertę można również przesłać pocztą elektroniczną na adres: rozwoj@dlugosiodlo.pl lub faksem na nr (29) 7412512.

7. Kryterium oceny ofert

Zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę za wykonanie zamówienia.

Osoba uprawniona do bezpośredniego kontaktowania się z wykonawcami: Tomasz Orłowski tel. (29) 74 12 526 w. 47.

„Dotacje na innowacje - Inwestujemy w Waszą przyszłość”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka